Basis Pengetahuan

PROSEDUR PEMINJAMAN/PENGGUNAAN

RUANGAN/TEMPAT DI UNIVERSITAS PADJADJARAN

1. Minimal 7 (hari) hari sebelum pelaksanaan pemohon menjadwal/booking ruangan/tempat dimaksud di Unit Layanan Terpadu (ULT) Gedung Rektorat Lt. 1 Kampus Universitas Padjadjaran Jatinangor;

1. Apabila 7  (tujuh) hari setelah tanggal booking tidak ada konfirmasi ulang maka peminjaman dianggap batal dan dapat diganti oleh peminjam lain;

1. Print out formulir peminjaman ruangan/tempat kemudian serahkan ke Direktorat Sumber Daya Pembelajaran dan Perpustakaan untuk mendapat pengesahan, dengan ketentuan :

1. Formulir telah ditandatangani pemohon dan diketahui oleh pimpinan unit kerja masing-masing;
2. Untuk kegiatan kemahasiswaan dilengkapi dengan Surat Izin Kegiatan;
3. Melampirkan Proposal Kegiatan;

1. Formulir peminjaman ruangan/tempat harus diketahui oleh pimpinan unit kerja masing-masing, yaitu :

1. Untuk unit kerja di lingkungan Universitas Padjadjaran, formulir peminjaman fasilitas ditandatangani oleh pimpinan unit kerja masing-masing (minimal oleh Kepala Bagian/Kepala Bagian Tata Usaha);
2. Untuk Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) KEMA Unpad dan organisasi kemahasiswaan lainnya yang berada di bawah koordinasi Wakil Rektor I / Direktur Pendidikan dan Kemahasiswaan, formulir peminjaman ruangan harus diketahui oleh Direktur Pendidikan dan Kemahasiswaan/Sekretaris Direktorat Pendidikan dan Kemahasiswaan;
3. Untuk Badan Eksekutif Mahasiswa atau organisasi kemahasiswaan lainnya yang berada ditingkat Fakultas formulir peminjaman ruangan diketahui oleh Wakil Dekan I/Manager Kemahasiswaan dan Alumni;

1. Seluruh kegiatan kemahasiswaan harus memiliki ijin kegiatan dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Untuk kegiatan tingkat Universitas/Nasional/Internasional dan kegiatan yang memungkinkan mengundang  massa banyak atau bersifat umum seperti pentas musik dan lain-lain, surat izin kegiatan dikeluarkan oleh Wakil Rektor I /Direktur Pendidikan dan Kemahasiswaan;

1. Untuk kegiatan tingkat Fakultas surat izin kegiatan dikeluarkan oleh Wakil Dekan I/ Manager Kemahasiswaan dan Alumni;

1. Untuk kegiatan yang mengundang massa banyak atau bersifat umum seperti pentas musik dll. harus melampirkan Surat Izin Keramaian dari kepolisian setempat;

1. Dalam hal kegiatan kemahasiswaan yang sudah mendapat izin kegiatan dan izin penggunaan ruangan, namun pada waktu yang bersamaan pihak Universitas memerlukan fasilitas tersebut, maka yang akan diprioritaskan adalah kepentingan Universitas, adapun kegiatan kemahasiswaan tersebut akan dialihkan ke ruangan/tempat lain;

1. Penggunaan ruangan/tempat berikut fasilitasnya dilayani hanya pada hari kerja dan hari Sabtu (Selektif), sedangkan untuk hari Minggu dan hari libur nasional tidak kami layani, kecuali kegiatan khusus yang diselenggarakan oleh Universitas atas izin pimpinan Universitas;

1. Waktu kegiatan:
   1. Hari kerja      : pukul 08.00 s.d. 21.00
   2. Hari Sabtu     : pukul 08.00 s.d. 15.00 (SELEKTIF)

1. Paling lambat 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan, pemohon diharuskan berkoordinasi dan menyerahkan formulir peminjaman ruangan yang telah mendapat pengesahan dari Direktorat Sumber Daya Pembelajaran dan Perpustakaan Universitas Padjadjaran kepada Petugas terkait (petugas ruangan, teknik dan petugas keamanan);

1. Apabila ruangan dimaksud tidak jadi digunakan (batal), peminjam segera menginformasikan secara tertulis kepada Pusat Layanan Terpadu :

Kantor Pusat Layanan Terpadu                         : 022 - 84288819

1. Barang-barang pribadi milik peminjam dan peserta menjadi tanggung jawab masing-masing;

1. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan fasilitas baik gedung maupun barang inventaris milik Universitas Padjadjaran selama penggunaan menjadi tanggung jawab pemakai/peminjam;